Procedimientos para trámites Cajas Chicas
OBJETO
Establecer un instructivo con los procedimientos para tramitar una caja chica, ya sea afectadas a la Fuente de Financiamiento Tesoro Nacional o Recursos Propios.
• El régimen de Caja Chica está reglamentado para los organismos de la Administración Central por el Decreto Nº 1344/2007 – Artículo 81, el cual fue modificado por el art. 80 de la Ley N° 26.546 B.O. 27/11/2009.
• A la fecha el monto máximo de solicitud de una Caja Chica será de hasta PESOS NOVENTA MIL ($ 90.000,00) – Memorando N° 4/2023 de la UNLP
• Verificar los saldos del Área, antes de solicitar la caja Chica en la Contaduría.
• El sistema acepta una caja chica por Subdependencia (Dpto-Lab.), la cual podrá tener carácter de renovable.
1) INICIO DEL TRAMITE
La documentación requerida para formalizar el inicio del trámite es la siguiente:
• La solicitud se realiza presentando una nota dirigida al Señor Decano a través del sistema SUDOCU en la Oficina de Mesa de Entradas, que deberá contener:
– IMPORTE
– FUENTE DE FINANCIAMIENTO
– RESPONSABLE (NOMBRE COMPLETO Y DNI)
– SI ES RENOVABLE O POR ÚNICA VEZ
– AUTORIZACIÓN DEL FUNCIONARIO RESPONSABLE
• Informe de saldo de la D.S.E. y Financieros – Contaduría
• Se realiza luego la Resolución correspondiente por la cual se autoriza el trámite.
• En caso de haber solicitado una caja renovable, la renovación será automática, es decir que cada vez que se presenten comprobantes de gastos, se realizara la transferencia por la suma equivalente a los mismos. (Reintegro de Gastos)
• El expediente permanecerá en la D.S.E. y Financieros hasta el cierre de la caja chica
2) REINTEGRO DE GASTOS POR CAJA CHICA
• El reintegro se realizará como máximo hasta dos (2) veces por mes.
Será presentado a través de la Mesa de Entradas por sistema SUDOCU en PDF generando un corresponde del expediente original, con los comprobantes conformados con firma y sello del responsable y conteniendo el sello o inscripción de PAGADO, acompañados con una Planilla resumen en formato Excel con el detalle de los gastos por inciso (según nomenclador del Decreto Nacional 866/92) y nota de elevación que solicite la renovación.
• Cada pago individual (Importe por factura o documento equivalente) que se rinda a la fecha no debe exceder la suma de PESOSQUINCE MIL ($ 15.000,00). – Memorando N° 4/2023
• No se aceptarán comprobantes con fecha anterior a la fecha de la Resolución emitida para la apertura de la caja chica.
• Los gastos de provisión de combustible y lubricantes para los vehículos oficiales y/o particulares al servicio de la Facultad, deberán ser contratados con YPF S.A., según se estipula en el Decreto 1189/12 del Sector Público Nacional. Se deberá agregar en el reverso de la factura los datos del vehículo (dominio y propietario). En caso de tratarse de un vehículo oficial se adjuntará copia de la célula verde; si se tratase de un vehículo particular se deberá contar con la autorización del Señor Decano para su uso al servicio de la Facultad.
3) CIERRE DE CAJA CHICA
• Cuando se cierra una Caja Chica –«Última Caja Chica» – deberán presentarse los comprobantes en la Contaduría en formato PDF a través de sistema SUDOCU con planilla resumen por el monto solicitado originalmente y nota de elevación. Los comprobantes deberán observar igual forma a lo detallado en item 2 (firma, pagado, etc). En caso de rendir por un monto menor se tendrá que devolver la diferencia en efectivo en la Tesorería.
• El PDF presentado con la rendición de la última caja chica será agregado al expediente original que se hallaba en resguardo en la D.S.E. y Financieros
• La fecha de cierre de las Cajas Chicas será el día 15 de Noviembre del año en curso o el primer día hábil posterior al 15, en caso que este resultara no hábil o feriado. Dicha fecha no podrá prorrogarse en virtud que, para poder realizar el cierre de ejercicio contable, indefectiblemente se deberá proceder al cierre de todas las cajas chicas. La no presentación en forma documentada en tiempo y forma implicara por parte del responsable la devolución en efectivo por el valor de la caja chica solicitada.
• Cada Departamento y Laboratorio debe contar con una copia del nomenclador por objeto de gasto.
Descarga de archivos:
Nota última caja chica >>
Planilla resumen >>
Nota elevación >>
DCION S.E. y FINANCIEROS, ABRIL/2023
